NÅR I VÆLGER OS, FÅR I JERES EGEN EVENT-PROJEKTLEDER

Hos TUXEN har vi mange års erfaring med planlægning af den tekniske side af konferencer og andre større events – og vi ved, at det ikke kun drejer sig om at levere udstyret. For vores kunder handler det om den kommunikation, man skaber med teknikken – med andre ord handler det om at få sit budskab igennem. Har I os på sidelinjen, skal I ikke bekymre jer om, hvorvidt tingene virker – det gør vi for jer.

Projektleder

Ved større arrangementer udnævnes der altid en projektleder, der er knyttet til projektet fra start til slut. Indledningsvist og efter behov, kan projektlederen holde planlægningsmøder med dig og rådgive dig omkring dine specifikke behov. Internt hos TUXEN gennemgår projektlederen løbende al planlægning med vores teknikere, sådan at alle er bevidste om forløbet. Herunder har vi kort skitsereret, hvordan et event-forløb er med TUXEN som din sparringspartner.

Vi har opdelt vores ‘tekniske projektledelse’ i faser, som I kan læse om her:

Fase 1 – Idéudvikling og design

Vi begynder enhver eventproduktion med et møde, hvor vores projektleder deltager og I præsenterer jeres ideer og ønsker. Herefter taler vi om, hvilke forskellige mulige retninger der er og hvad der er teknisk muligt. Med udgangspunkt i denne samtale når vi frem til en plan for, hvilken retning I ønsker at gå i med jeres eventproduktion.

Herefter går vi i gang med et designoplæg, som rummer de elementer vi er blevet enige om, og som passer til jeres budget. Når vi i fællesskab har justeret designet og I har godkendt det, så er grundlaget for projektet på plads.

Fase 2 – Planlægning

I planlægningsfasen vil vores projektleder – i samarbejde med jer – planlægge projektet ned til mindste detalje. Projektlederen vil være jeres primære kontaktperson, men der vil også blive koblet en teknisk projektleder på opgaven, som er ansvarlig for selve afviklingsdelen af jeres event.

I denne fase planlægger vi også, sammen med jer, hvordan I ønsker at afvikle selve eventen. Dvs. at vi blandt andet fastlægger tidsplaner og taler om eventuelt grafisk indhold.

Fase 3 – Opstilling & afvikling

Når vi kommer til selve opstillingsdagen, sørger vi for, at alt det tekniske udstyr bliver stillet op som aftalt. Derefter tester vi al udstyr, og ved eventuelle behov for ændringer tilpasser vi i samarbejde med jer.

Derudover afvikler vi også prøver med deltagerne i det omfang det er muligt, så alt er klar til showstart. Afviklingen af showet varetages af vores team af professionelle teknikere, der har mange års erfaring at trække på. Vores teknikere har ry for at være meget fleksible og servicemindede. Det kommer naturligvis jer til gode, at vores teknikere træder til, når noget uforudset opstår, og hjælper med at få klaret problemerne undervejs.

Fase 4 – Evaluering

Når jeres event er veloverstået, evaluerer vi internt i TUXEN hele projektforløbet. Herefter hører vi meget gerne fra jer, både i forhold til hvad der var godt og hvad I ønsker bedre ved næste arrangement.